Envoyer vos factures et automatiser les relances
Envoi par email, lien de partage public, rappels J+7 et J+30 automatiques. Comment ne plus jamais relancer manuellement.
Émettre la facture, c'est 30 % du travail. Encaisser, c'est 70 %. Voici comment FIERLAH Manager fait la partie difficile à votre place.
1. Trois canaux d'envoi
Une fois la facture créée (statut Brouillon), trois options :
| Canal | Plan | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| PDF téléchargé | Tous | Envoi manuel par WhatsApp, courrier, en main propre. |
| Email FIERLAH | Starter 10/mois · Essentiel ou + illimité | Le client reçoit un mail pro avec votre logo + bouton « Télécharger ». |
| Lien de partage public | Tous | URL /facture/{token} à envoyer par WhatsApp, SMS, etc. Le client voit la facture dans son navigateur. |
2. Envoi par email
Sur la fiche facture, cliquer « Envoyer par email »
Disponible dès le statut Brouillon.
Vérifier le destinataire
Pré-rempli avec l'email du client. Modifiable. Possibilité d'ajouter un destinataire en copie (votre comptable par exemple).
Personnaliser le message (optionnel)
Un template par défaut professionnel est proposé. Vous pouvez le surcharger.
Cliquer Envoyer
L'email part avec votre logo en en-tête, votre couleur de thème sur le bouton, et un lien de téléchargement valable 30 jours. La facture passe en statut Envoyée.
Limite Starter
Le plan gratuit permet 10 envois par mois. Au-delà, vous utilisez le lien de partage public (illimité) ou passez à Essentiel.
3. Lien de partage public
C'est notre fonctionnalité préférée : partout, tout le temps, sans email.
Sur la fiche facture, cliquez « Générer un lien de partage ». Vous obtenez une URL comme :
https://manager.fierlah-vertex.com/facture/a7c4b9e2-1f4d-...
Envoyée par WhatsApp, votre client clique. Il voit :
- La facture en HTML propre, mobile-first, avec votre couleur de thème.
- Les blocs émetteur / client / lignes / totaux clairement séparés.
- Un bouton « Télécharger PDF » (génère le PDF en temps réel).
- Un bouton « J'ai payé » : le client confirme, la facture passe automatiquement en Soldée.
- Un CTA discret « Créer mon propre compte FIERLAH ».
Page non indexée
Le lien de partage est privé (token aléatoire 32 caractères). La page est noindex : Google ne la verra jamais, même si le client la partage.
4. Rappels automatiques J+7 et J+30 Essentiel ou +
Plus de relances WhatsApp gênantes. FIERLAH envoie pour vous, tous les jours à 09h UTC :
- J+7 : 7 jours après la date d'échéance, un email amical au client.
- J+30 : 30 jours après l'échéance, un email plus ferme avec mention des pénalités de retard.
Conditions pour qu'un rappel parte :
- La facture est en statut Envoyée (pas Brouillon, pas Soldée).
- La date d'échéance est dépassée du nombre de jours requis.
- Le client a un email valide.
- Le rappel correspondant n'a pas déjà été envoyé (drapeau persistant en base).
Les templates email reprennent votre couleur de thème et votre logo. Vous n'avez rien à configurer : c'est activé par défaut sur Essentiel et Pro.
Désactiver les rappels pour un client spécifique
Sur la fiche client, cochez « Pas de relance automatique ». Utile pour vos grands comptes avec un cycle de paiement long négocié.
5. Suivre vos encaissements
Trois endroits pour voir où en sont vos paiements :
- Dashboard Facturation : KPIs CA émis / encaissé / dû ce mois.
- Carnet clients : montant dû par client trié par retard.
- Export CSV Essentiel ou + : téléchargement Excel/Numbers avec 14 colonnes pour comptabilité externe.
6. Enregistrer un paiement
Quand le client paie (Wave, Orange Money, virement, espèces) :
Sur la facture, cliquer « Enregistrer un paiement »
Disponible dès le statut Envoyée.
Renseigner le règlement
Montant (pré-rempli avec le reste à payer) · Date · Mode (Wave, OM, virement...) · Compte qui a reçu · Référence (numéro de transaction Wave par exemple).
Cliquer Enregistrer
La facture passe en Partiellement payée ou Soldée. L'écriture comptable BQ Débit banque / Crédit 4111 Client se crée automatiquement.
7. Cas pratique : un client à plusieurs paiements
Vous facturez 3 000 000 XOF. Le client paie 1 000 000 par Wave aujourd'hui, 1 000 000 par OM dans 2 semaines, 1 000 000 par virement à la livraison. Comment faire ?
Une seule facture (3 000 000) avec trois paiements enregistrés successivement. À chaque paiement, le statut évolue : Partiellement payée → Soldée au troisième. Pas besoin de couper la facture en trois.
8. Plus loin
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