Vendre au comptoir

L'écran Comptoir sert à encaisser un client qui achète plusieurs articles d'un coup : trois sacs de ciment, deux fers de 10, un rouleau de fil de fer. Vous l'ouvrez depuis le menu, juste après le tableau de bord.

Une seule validation fait tout : le stock baisse, l'argent entre dans la bonne caisse, la comptabilité est passée, et le client reçoit son ticket. Vous n'avez plus rien à recopier ailleurs.

1. Mettre les articles dans le panier

• Touchez un article dans la grille : il passe dans le panier. Touchez-le encore pour en ajouter un.
• Les articles que vous vendez le plus souvent sont en tête de la grille. Pour les autres, tapez le début du nom, la référence ou le code-barres dans la recherche.
• Code-barres : touchez le bouton à côté de la recherche pour lire le code avec la caméra du téléphone. Cela marche sur Android (Chrome) comme sur iPhone (Safari) : sur iPhone, le lecteur se charge à la première ouverture du scanner, comptez une ou deux secondes. Autorisez la caméra quand le téléphone le demande. Une douchette branchée à l'ordinateur marche aussi : elle tape le code dans la recherche et l'article s'ajoute tout seul.
• Quantité : utilisez les boutons plus et moins, ou tapez la quantité. Les décimales sont acceptées, par exemple 1,5 pour un kilo et demi de clous.

Le prix proposé est celui de la fiche de l'article. Le prix d'achat n'apparaît jamais au comptoir : votre vendeur ne le voit pas.

Prix TTC ou HT ? Par défaut, les prix de vente de vos fiches sont des prix TTC, taxes comprises : c'est le prix affiché en boutique, et la TVA en est extraite. Si vous saisissez vos prix hors taxes, le propriétaire le précise dans Réglages du comptoir : la TVA s'ajoute alors au prix. Dans les deux cas, le panier et le ticket montrent le total HT, la TVA et le total TTC. Un espace non assujetti à la TVA n'affiche que le total.

Qui peut modifier un prix ?

Modifier le prix d'un article au comptoir demande la permission Modifier les prix au comptoir. Le propriétaire et les administrateurs l'ont toujours ; pour un vendeur, le propriétaire la coche dans Équipe, sur la fiche du membre. Sans elle, le prix est celui du catalogue : le champ n'apparaît pas, et une vente à un autre prix est refusée avec un message clair, même si elle arrive par ARIA.

Pour les remises, deux réglages dans les réglages du comptoir :

• Remise maximale sans autorisation : 10 % du montant de la vente par défaut, à régler selon votre commerce. Un vendeur sans la permission peut remiser jusqu'à ce plafond, remises sur les lignes et sur le total comprises ; au-delà, la vente est refusée avec un message qui donne le plafond. Le propriétaire, les administrateurs et les membres qui ont la permission ne sont pas plafonnés.
• Remises réservées aux membres autorisés : cochée, un vendeur sans la permission ne peut accorder aucune remise.

Chaque article vendu sous le prix du catalogue, par un prix modifié ou une remise, est tracé : Ventes du jour montre l'écart en F CFA ligne par ligne et le total des écarts de la journée, et la fiche de la vente le détaille. Ces écarts ne sont visibles que par le propriétaire, les administrateurs et les membres qui ont la permission « Modifier les prix au comptoir » : un vendeur sans la permission ne les voit pas, et ils n'apparaissent jamais sur le ticket remis à l'acheteur.

2. Accorder une remise

Un client fidèle négocie ? Deux possibilités :

• Remise sur une ligne : touchez « Remise » sur l'article, puis choisissez un montant ou un pourcentage.
• Remise sur le total : touchez « Remise sur le total » sous le panier.

Si les remises sont réservées sur votre espace, ces boutons n'apparaissent que pour les membres autorisés.

Le total ne peut jamais devenir négatif : une remise ne dépasse jamais le montant sur lequel elle porte.

3. Encaisser, même en paiement mixte

Touchez Encaisser. Choisissez comment le client paie : espèces, Wave, Orange Money, ou un moyen propre à votre commerce si vous l'avez ajouté dans la Trésorerie.

• Espèces : indiquez ce que le client vous tend, ou touchez un des montants proposés (compte juste, billet rond). La monnaie à rendre s'affiche aussitôt.
• Paiement mixte : le client paie une partie en espèces et le reste en Wave ? Touchez « Paiement mixte : ajouter un moyen ». Vous tapez le montant en espèces, le dernier moyen reçoit le reste automatiquement.

Touchez enfin Valider la vente. Si la connexion coupe à ce moment-là, appuyez simplement de nouveau sur « Valider » : la vente n'est jamais enregistrée deux fois, même après un double appui.

La vente à crédit (le client paiera plus tard) n'est pas encore disponible au comptoir.

Vendre à une entreprise

Tapez le nom de l'acheteur dans Client et choisissez-le dans la liste de vos contacts. Si sa fiche porte son identifiant fiscal (le NCC en Côte d'Ivoire, le NINEA au Sénégal, l'IFU au Bénin ou au Burkina Faso) ou son RCCM, la liste le marque « entreprise » : la vente est traitée comme une vente entre entreprises (B2B). Le ticket porte alors sa raison sociale et son identifiant fiscal, et la comptabilité utilise les comptes B2B de votre espace.

La règle se change dans les réglages du comptoir : entreprise dès qu'il y a un identifiant fiscal ou un RCCM (par défaut), seulement avec un identifiant fiscal, ou toujours particulier. Un nom tapé sans choisir de contact reste une vente à un particulier.

4. Le ticket : WhatsApp ou papier

Après la validation, le ticket s'affiche avec son numéro, par exemple TC-2026-0001. Les numéros se suivent sans trou, d'une année sur l'autre.

• Envoyer par WhatsApp prépare le message avec le détail des articles et un lien vers le ticket. Vous choisissez le contact du client.
• Imprimer sort un ticket propre sur une feuille A4, sans les menus de l'application.

Le ticket est un document de gestion : il porte la mention qu'il ne constitue pas une facture normalisée électronique (FNE).

5. Le stock ne suffit pas ? Le stock à régulariser

Si vous demandez plus que ce qui est compté en stock, une alerte s'affiche et la vente est bloquée. C'est le réglage par défaut : il évite de vendre une marchandise qui n'est plus là.

Si votre stock n'est pas encore à jour, le propriétaire de l'espace peut autoriser la vente au-delà du stock dans Réglages du comptoir, en bas de l'écran. Le stock affiché tombe alors à zéro, et la quantité vendue en trop est gardée en mémoire : la fiche de l'article et l'écran Stock affichent Stock à régulariser avec cette quantité.

Ce stock à régulariser se régularise tout seul :

• à la prochaine entrée de marchandise de cet article (module Stock) : la quantité déjà vendue est déduite de l'entrée, au coût de cette marchandise. Si vous recevez 10 sacs alors que 2 étaient déjà vendus, le stock passe à 8 ;
• ou à l'inventaire : le comptage fait foi, et le stock à régulariser est remis à zéro.

Si votre stock était simplement faux (un comptage erroné, et non une marchandise arrivée sans être saisie), la déduction à la prochaine entrée peut laisser un stock trop bas : c'est alors l'inventaire qui corrige, en enregistrant la quantité réellement comptée.

Le même endroit permet de choisir le préfixe des tickets (TC par défaut) et le compte « clients comptoir » utilisé quand aucun contact n'est choisi.

6. Annuler une vente

Une erreur de saisie, un client qui change d'avis le jour même ? Ouvrez Ventes du jour, touchez Annuler sur la vente, et indiquez le motif si vous le souhaitez.

Rien n'est effacé : les articles reviennent en stock, l'argent ressort de la caisse par le même moyen de paiement, et les écritures comptables sont inversées. La vente reste visible, marquée annulée.

Une annulation ne compte pas dans les opérations de caisse de votre mois : même si votre caisse du mois est pleine, vous pouvez toujours annuler une vente du jour.

Une vente vendue au-delà du stock s'annule comme les autres, même si une entrée de marchandise l'a déjà régularisée : les sacs réellement sortis reviennent au coût de leur sortie, ceux que l'entrée avait couverts reviennent à leur coût d'arrivée, et le stock retrouve exactement la quantité, la valeur et le coût moyen qu'il aurait eus sans cette vente.

Une vente ne s'annule que le jour même, et pas après la clôture de la caisse de ce jour. Pour une vente plus ancienne, enregistrez un retour de stock et une sortie de caisse.

7. Ce qui se passe dans vos comptes

Vous n'avez rien à faire, mais il est utile de savoir ce que l'application enregistre :

• Stock : une sortie par article, valorisée au coût moyen de l'article, qui ne change pas.

• Caisse : une entrée par moyen de paiement. Votre caisse en espèces et votre compte Wave restent justes séparément.

• Comptabilité, en passant par le compte client, comme une facture réglée sur-le-champ :

  • au journal des ventes, le compte client est débité du total TTC, les ventes sont créditées du montant HT et la TVA collectée de la taxe ;
  • pour chaque moyen de paiement, un règlement dans son journal (caisse pour les espèces, banque pour Wave ou la carte) : la trésorerie est débitée, le compte client crédité. Après une vente réglée comptant, ce compte revient donc à zéro ;
  • la sortie de stock aux opérations diverses.

  Tous les comptes sont ceux configurés pour votre espace (moyens de paiement, comptes de vente, de TVA et compte client par type B2C ou B2B), avec les comptes SYSCOHADA par défaut tant que rien n'est configuré.

8. Vendre en dictant à ARIA

Vous pouvez aussi dire à ARIA, par exemple : « vendu 3 sacs de ciment et 2 fers de 10, payé Wave ». ARIA retrouve les articles et leurs prix, vous montre le récapitulatif avec le total HT, la TVA et le total TTC, et n'enregistre rien avant que vous ayez confirmé. Si un article est introuvable ou si le moyen de paiement manque, ARIA vous demande de préciser.

Si vous donnez le nom exact d'un de vos contacts, la vente lui est rattachée (et traitée en B2B si c'est une entreprise). Si vous dictez un autre prix que celui du catalogue sans avoir la permission de modifier les prix, ou une remise au-delà du plafond de l'espace, ARIA vous le dit, donne le plafond, et propose de vendre au prix du catalogue ou avec une remise plus petite.