Documents de vente : devis, bons, relevés et anciennes factures

Le menu Documents de vente réunit les papiers que vous remettez à vos clients : devis, proforma, bon de livraison, bon de retour, reçu de règlement, relevé de compte, et le ticket du comptoir.

Ce sont des documents de gestion. Chacun porte la mention légale de votre pays. En Côte d'Ivoire, la pièce officielle est la FNE ou le RNE, émis à part sur la plateforme de la DGI ou un appareil agréé. Si vous l'avez émis, recopiez son numéro dans le champ N° de la FNE ou du RNE émis à la DGI du document : il y reste pour mémoire, et relie les deux. FIERLAH Manager n'émet ni FNE ni RNE et ne transmet rien à la DGI.

Le devis et la proforma

Touchez Nouveau devis ou Nouvelle proforma, choisissez le client (facultatif), ajoutez les articles du catalogue ou des lignes libres (livraison, pose…). Les montants sont calculés comme au comptoir : prix TTC ou HT selon vos réglages, TVA détaillée.

Un devis ne bouge ni le stock ni la comptabilité. Il se partage par WhatsApp, s'imprime, ou se copie en lien.

Le client accepte ? Ouvrez le devis et touchez Transformer en vente au comptoir : le panier du comptoir se remplit avec les articles du devis. Vous encaissez comme d'habitude (payée, payée en partie ou à crédit). Le devis passe alors en « Transformé en vente » et ne peut plus servir une seconde fois. Les lignes libres (livraison…) ne sont pas des articles : le comptoir vous les rappelle pour que vous décidiez.

Un devis qui n'aboutit pas peut être annulé : il reste consultable, marqué annulé.

Le bon de livraison

Il se tire d'une vente déjà faite : ouvrez la fiche de la vente et touchez Tirer un bon de livraison. Il reprend les articles de la vente. Envoyez-le au chauffeur ou au client par WhatsApp.

Le bon de retour, le reçu, le relevé

• Le bon de retour naît d'un retour de marchandise sur une vente.
• Le reçu de règlement naît d'un règlement d'un client qui paie ce qu'il doit.
• Le relevé de compte se prépare depuis le compte du client, sur la période voulue.

Ces trois documents portent la mention « Document de gestion interne ». Tout est expliqué dans le guide « Vendre à crédit et suivre ce qu'on vous doit ».

Les liens partagés

Chaque document a un lien privé, difficile à deviner, que vous envoyez par WhatsApp. Le client l'ouvre sans compte. Un lien inconnu affiche « Document introuvable ». Les liens ne sont pas indexés par les moteurs de recherche.

Un lien reste valable 7 jours. Ensuite, il affiche « Document introuvable » : ouvrez le document et touchez Nouveau lien pour en envoyer un autre. Vous pouvez aussi retirer le lien à tout moment, par exemple si vous l'avez envoyé à la mauvaise personne : il cesse de fonctionner tout de suite. Le ticket du comptoir, lui, n'expire pas : c'est la preuve d'achat de votre client.

Les anciennes factures

Ce que vous aviez émis avant reste consultable dans Anciennes factures, en lecture seule : rien n'est modifié, envoyé ni relancé, et rien n'a été supprimé. Ces anciens documents n'entrent pas dans « Ce qu'on me doit », calculé sur les ventes à crédit du comptoir.

Qui peut faire quoi

• Créer devis, proformas et bons de livraison : la permission Documents de vente (Équipe).
• Encaisser un règlement, enregistrer un retour : la permission Caisse, car de l'argent entre ou sort.
• Fixer le plafond de crédit d'un client : le propriétaire et les administrateurs.