Clôturer la caisse et exporter vos données

La clôture de caisse, c'est le rituel de fin de journée : vous comparez ce que le système a enregistré avec ce que vous avez réellement dans le tiroir. C'est ce qui transforme une simple liste d'opérations en une vraie gestion de caisse. Disponible à partir du plan Essentiel.

1. Pourquoi clôturer

Pendant la journée, vous enregistrez des entrées et des sorties. Le soir, deux questions se posent :

• Combien devrait-il y avoir en espèces dans la caisse ?
• Combien y a-t-il réellement ?

La clôture répond aux deux et enregistre l'écart éventuel. C'est la base d'une caisse honnête et traçable.

2. La procédure en 3 étapes

Cliquez sur Clôturer la caisse en bas de l'écran.

Étape 1 - Récapitulatif automatique. Le système affiche le total des entrées, le total des sorties et le résultat net de la journée. Il calcule aussi le solde théorique en espèces (uniquement les opérations en espèces, car le mobile money n'est pas dans votre tiroir).

Étape 2 - Comptage réel (facultatif). Comptez l'argent physiquement et saisissez le montant. Si c'est différent du théorique, le système affiche l'écart.

Étape 3 - Confirmation. Vous validez. La journée est archivée et le journal du jour est disponible.

3. Gérer les écarts

Un écart, c'est normal de temps en temps (monnaie rendue en trop, erreur de saisie). Le système l'enregistre tel quel :

• Écart négatif (il manque de l'argent) : un manquant.
• Écart positif (il y a trop) : un excédent.

L'important n'est pas d'avoir zéro écart à tout prix, mais de le constater et de le tracer. Un écart répété et important mérite qu'on cherche la cause.

4. La comptabilité se fait toute seule

Si votre plan le permet, chaque opération de caisse a déjà généré son écriture comptable (dans le journal de caisse, code CAI). Vous les retrouvez dans le module Comptabilité. Vous n'avez aucune saisie comptable à faire : la vente en espèces, l'achat de marchandise, le loyer payé... tout est déjà enregistré selon le référentiel SYSCOHADA.

5. Les exports

Depuis la caisse, vous pouvez générer :

• Le journal de caisse du jour (PDF) - la liste des opérations avec totaux.
• Le récapitulatif d'une période (PDF) - utile en fin de mois.
• L'export CSV des opérations - pour Excel ou votre comptable.

Chaque PDF porte votre logo, le nom de votre entreprise, la date, les totaux, et la mention de conformité SYSCOHADA. C'est un document que vous pouvez présenter sans rougir à votre expert-comptable ou à l'administration.

En résumé

Enregistrez au fil de l'eau, clôturez le soir, exportez en fin de mois. Trois gestes simples qui vous donnent une caisse irréprochable et une comptabilité déjà prête.