Vendre à crédit et suivre ce qu'on vous doit

Au comptoir, beaucoup d'acheteurs règlent plus tard : le maçon à la fin du chantier, le menuisier à la livraison du meuble. FIERLAH Manager tient ce crédit pour vous : ce que chaque client doit, depuis quand, ce qu'il a déjà réglé, et son relevé de compte.

Un principe ne change jamais : un retard se compte en jours, aucune somme ne s'y ajoute. L'outil ne calcule ni pénalité, ni intérêt, ni frais, et ne vous en proposera jamais.

1. Vendre à crédit au comptoir

Au moment du paiement, trois boutons :

• Payée : le client paie tout, comme d'habitude.
• Payée en partie : vous tapez ce qu'il règle maintenant, par un ou plusieurs moyens. Ce qui n'est pas réglé devient sa dette, affichée en direct : « Reste dû (crédit) ».
• À crédit : il ne paie rien aujourd'hui.

Dans les deux derniers cas, un client est obligatoire. Cherchez-le dans vos contacts, ou touchez Nouveau client : un nom et un numéro de téléphone suffisent, c'est fait en cinq secondes. Si un client porte déjà le même nom et le même numéro, il est repris au lieu d'être créé une seconde fois.

L'échéance est proposée automatiquement : 30 jours après la vente, réglables pour tout l'espace dans les réglages du comptoir. Vous pouvez la changer vente par vente.

Le ticket indique la somme encore due et l'échéance.

2. Le plafond de crédit d'un client

Pour un client, vous pouvez fixer un plafond : le montant qu'il ne doit pas dépasser. Ouvrez son compte (menu Documents de vente, puis Ce qu'on me doit, puis son nom) et remplissez « Plafond de crédit ». Vide, il n'y a pas de plafond.

Si une vente ferait dépasser ce plafond :

• un vendeur est bloqué, avec un message qui dit le plafond et ce que le client doit déjà : il encaisse davantage maintenant, ou il appelle un responsable ;
• le propriétaire, un administrateur ou un membre qui a la permission Forcer le crédit (Équipe, fiche du membre) peut cocher « Forcer le crédit ». Chaque forçage est inscrit dans le journal d'audit, avec qui l'a fait.

Le contrôle est fait deux fois : à l'écran, puis par la base de données au moment d'enregistrer. Un clic trop rapide ne peut pas le contourner.

Si personne d'autre que vous et vos administrateurs n'a « Forcer le crédit », l'écran du plafond vous le signale : en votre absence, le vendeur ne pourra que demander au client de payer davantage. C'est voulu ; à vous de décider si un membre de confiance doit recevoir cette permission.

3. Encaisser un règlement

Le client revient payer ? Ouvrez son compte et utilisez Encaisser un règlement ou une avance :

• tapez le montant et le moyen de paiement ; plusieurs moyens sont possibles ;
• par défaut, le règlement s'impute sur ses ventes les plus anciennes : l'écran montre, avant de valider, quelle vente sera soldée et pour combien ;
• touchez Je choisis pour décider vous-même sur quelle vente il porte.

Le règlement entre dans la caisse, passe en comptabilité, et un reçu de règlement est créé, à envoyer par WhatsApp : c'est un document de gestion interne.

Une erreur ? Un règlement s'annule le jour même, depuis le compte du client : l'argent ressort par le même moyen, les écritures sont contre-passées, les ventes retrouvent leur dette. Rien n'est supprimé.

4. L'avance d'un client

Si un client paie plus que ce qu'il doit, ou paie d'avance une commande, le surplus devient une avance en sa faveur. Elle s'affiche sur son compte et sur son relevé.

À son prochain achat, au comptoir, choisissez le moyen de paiement Avance du client : elle se déduit du total, sans passer par la caisse. L'écran indique l'avance disponible ; on ne peut pas en utiliser plus.

5. Un client rapporte de la marchandise

Ouvrez la vente (Comptoir, ventes du jour, Fiche, ou le lien depuis son compte) et touchez Retour de marchandise. Indiquez combien de chaque article il rapporte : au plus ce qui a été vendu et pas encore rendu.

• Les articles rentrent en stock au coût auquel ils étaient sortis.
• Le montant du retour réduit d'abord ce que le client doit sur cette vente.
• S'il reste un montant, vous choisissez : il devient une avance pour le client, ou vous le remboursez par le moyen de votre choix.

Un bon de retour numéroté est créé, à envoyer par WhatsApp. C'est un document de gestion, pas un document fiscal.

6. Le relevé de compte

Sur le compte du client, le relevé de compte liste, sur la période choisie (90 derniers jours par défaut) : ses achats, ce qu'il a payé, ses règlements, ses retours, et le solde.

• Envoyer le relevé par WhatsApp prépare un message courtois avec un lien vers le relevé. Le lien reste valable 7 jours ; la liste « Liens de relevé envoyés » vous permet de le retirer avant.
• Relevé en PDF pour le papier.

Le solde du relevé est exactement « ce qu'il doit, moins son avance » : le même chiffre que sur sa fiche, le tableau de bord et ARIA.

7. Suivre ce qu'on vous doit

• Tableau de bord : le bloc « Ce qu'on me doit » donne le total, la part dont l'échéance est passée et vos cinq plus gros débiteurs.
• Documents de vente, Ce qu'on me doit : tous les clients qui vous doivent, avec le nombre de jours de retard.
• Trésorerie, Ce qu'on me doit : vente par vente, triées par montant ou par retard.
• Chaque lundi matin, si un client a dépassé son échéance, le propriétaire reçoit un e-mail court avec la liste. Vous pouvez vous désinscrire depuis le lien en bas du message.
• ARIA répond à « qui me doit combien ? » et peut enregistrer un règlement, une vente à crédit ou un retour : elle montre toujours un récapitulatif chiffré, et rien n'est écrit avant que vous confirmiez.

8. Litige et créance perdue

Deux gestes réservés au propriétaire et aux administrateurs, en bas de la fiche (bloc « Créance douteuse ou perdue »).

Classer en litige : un désaccord ou un retard sérieux rend la créance douteuse. Avec un motif, la dette est mise à part, au 416 par défaut, et le crédit est bloqué ; les règlements et le comptant restent possibles. Le litige réglé, « Rétablir le client » lève le blocage.

Passer en perte : la somme est perdue pour de bon (débiteur disparu, faillite, décision de justice). Avec un motif, tout le reste dû devient une charge, au 6511 par défaut, TTC ; la vente se lit « Passée en perte ». Annulable le jour même seulement.

À voir avec votre comptable : la TVA d'une créance perdue, déductible sous conditions ; un paiement arrivé après la perte, qui devient une avance ; l'annulation d'une opération antérieure au litige, qui ne se fait plus d'un geste.

Ce que fait la comptabilité

• Vente à crédit : le compte client est débité du total ; seule la partie payée passe en caisse ou en banque. Ce qui reste au compte client, c'est la dette.
• Règlement : la caisse ou la banque est débitée, le compte client crédité.
• Avance : le surplus passe du compte client au compte des avances clients (4191 par défaut).
• Retour : les écritures de la vente sont inversées pour la part rendue, et le stock revient au compte de stock au coût de sortie.
• Litige : la dette passe du 411 au 416 (par défaut), et revient au 411 au rétablissement.
• Perte : D 6511 / C 411 ou 416. Aucune provision : elle relève de l'inventaire.

Les numéros de compte viennent de votre configuration (Paramètres, mapping comptable) : client, avances, litige, pertes, ventes et TVA se changent sans toucher au logiciel.

Sur les espaces les plus anciens, le 6511 s'appelait « Commissions versées » : renommé s'il n'a jamais servi ; sinon, l'outil refuse d'y passer une perte tant qu'un autre numéro n'est pas choisi ou le nom corrigé.