Contacts et CRM
Centraliser vos clients, prospects et fournisseurs, suivre les créances, fusionner les doublons et garder l'historique.
Le module Contacts est le carnet d'adresses unique de votre entreprise. Client, prospect, fournisseur, partenaire : une seule fiche par personne ou société, réutilisée partout ailleurs dans l'app. Une facture, un contrat et une note de suivi pointent tous vers la même fiche.
1. Pourquoi un carnet unique
Avant, chaque module avait sa liste : les clients dans la facturation, les fournisseurs dans un tableur, les prospects dans un carnet. Résultat : la même société saisie trois fois, avec trois orthographes.
Ici, une fiche unique porte :
- ses coordonnées (email, téléphone, adresse, ville, pays)
- ses identifiants fiscaux (RCCM, NIF ou l'équivalent de votre pays)
- son historique de factures et le montant qu'il vous doit
- ses contrats liés
- vos notes de suivi
2. Les six types de contact
| Type | Usage |
|---|---|
| Client | Vous lui facturez. |
| Prospect | Pas encore client, en cours de discussion. |
| Fournisseur | Vous lui achetez. |
| Partenaire | Relation d'affaires sans facturation directe. |
| Prestataire | Intervenant externe, freelance, sous-traitant. |
| Autre | Tout le reste. |
Le type est un attribut modifiable : un prospect qui signe devient client, sans perdre son historique ni ses notes.
Le type ne bloque rien
Un contact typé « fournisseur » peut quand même recevoir une facture. Le type sert à filtrer et à s'y retrouver, pas à restreindre.
3. Créer un contact
Deux chemins, qui alimentent la même liste :
Depuis Contacts → Nouveau contact
Formulaire complet : nom, type, coordonnées, identifiants fiscaux.
Depuis la facturation
En créant une facture, saisissez un nom qui n'existe pas encore : la fiche est créée automatiquement et rejoint votre carnet.
Vous pouvez aussi demander à ARIA : « crée un contact pour la SARL Diallo, email contact@diallo.ci ».
4. Suivre les créances
La liste des contacts affiche, pour chacun :
- le nombre de factures émises
- le chiffre d'affaires facturé
- le montant restant dû
Triez par « Montant dû » pour voir d'un coup d'œil qui vous doit le plus. C'est la base d'une relance efficace : vous savez qui appeler en premier.
5. Les notes de suivi
Chaque fiche a un fil de notes horodatées. Utilisez-le pour :
- ce qui s'est dit lors d'un appel
- une promesse de paiement et sa date
- une préférence du contact (facture par WhatsApp, paiement en fin de mois)
Les notes restent attachées à la fiche : le jour où quelqu'un d'autre reprend le dossier, tout l'historique est là.
ARIA sait écrire dans ce fil : « note que Koné rappellera vendredi pour le paiement ».
6. Fusionner les doublons
Avec le temps, la même société finit saisie deux fois (« SARL Diallo » et « Sarl diallo »). La page Contacts → Doublons compare les noms en ignorant la casse et les espaces multiples, et regroupe les fiches suspectes.
Ouvrir Contacts → Doublons
Les groupes détectés s'affichent avec le nombre de fiches concernées.
Choisir la fiche à conserver
C'est elle qui gardera le nom et les coordonnées.
Fusionner
Les factures, contrats et notes des fiches secondaires sont rattachés à la fiche conservée. Les doublons disparaissent.
La fusion ne s'annule pas
Vérifiez la fiche que vous conservez avant de valider. Les factures et notes sont transférées, mais l'opération inverse n'existe pas.
7. Archiver plutôt que supprimer
Un contact avec qui vous ne travaillez plus se met en archivé : il disparaît des listes et des sélecteurs, mais ses factures et son historique comptable restent intacts. C'est la bonne pratique. Supprimer une fiche liée à des factures casserait la piste d'audit.
8. Filtrer et retrouver
Filtres disponibles en haut de liste : tous, clients, prospects, fournisseurs, partenaires, prestataires. Tri par nom (A vers Z) ou par montant dû décroissant.
9. Ce que le module ne fait pas
Pour rester honnête sur le périmètre :
- Pas de pipeline commercial à étapes (prospection, négociation, gagné, perdu). Le type de contact et les notes en tiennent lieu.
- Pas de relance automatique programmée sur un contact. Les relances de facture existent, mais elles sont rattachées à la facture, pas au contact.
- Pas d'import de fichier pour le moment : les fiches se créent manuellement, via la facturation, ou via ARIA.
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