Tâches
Assigner le travail à votre équipe, fixer des échéances et déclencher des rappels email automatiques.
Le module Tâches remplace les post-its et les « je te l'avais dit sur WhatsApp ». Chaque tâche a un responsable, une échéance et un statut visible par tous.
1. Créer une tâche
Tâches → Nouvelle tâche
Le formulaire s'ouvre.
Titre
Court et actionnable : « Relancer Koné pour la facture FA-2026-0042 ».
Description (optionnel)
Le contexte, les instructions, ce qu'il faut savoir pour agir.
Assigné à
Un membre de votre annuaire d'équipe, ou personne si la tâche est à prendre.
Échéance
Date obligatoire, heure facultative. L'heure sert à situer un rendez-vous ou un appel.
Priorité et statut initial
Priorité : basse, normale, haute, urgente. Statut de départ : à faire, en cours, terminée ou annulée.
ARIA sait le faire en une phrase : « crée une tâche pour rappeler à Fatou d'appeler le client Diallo demain à 10h ».
2. Les quatre statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| À faire | Créée, pas commencée. |
| En cours | Quelqu'un travaille dessus. |
| Terminée | Faite. Sort du décompte des tâches actives. |
| Annulée | Abandonnée. Sort aussi du décompte. |
Tâches actives
Seules les tâches « à faire » et « en cours » comptent dans la limite de votre plan. Terminer ou annuler libère de la place.
3. Les priorités
Quatre niveaux : basse, normale, haute, urgente. La priorité s'affiche par une pastille colorée dans la liste, et le libellé n'apparaît que si la priorité n'est pas normale, pour éviter le bruit visuel.
Elle sert surtout au filtrage : « montre-moi toutes les tâches urgentes de l'équipe ».
4. Les rappels email
C'est l'intérêt principal du module : ne plus rater une échéance.
Activez le rappel sur une tâche, puis choisissez le délai avant l'échéance :
| Délai | Usage typique |
|---|---|
| 30 minutes | Préparer un appel imminent. |
| 1 heure | Se préparer avant un rendez-vous. |
| 3 heures | Anticiper dans la journée. |
| 24 heures (J-1) | Le classique : prévenir la veille. |
| 3 jours | Laisser le temps de préparer un dossier. |
| 7 jours | Échéance importante à anticiper. |
Le rappel part par email à l'échéance moins le délai choisi. Il n'est envoyé qu'une fois par tâche.
Le rappel a besoin d'une adresse email
Un membre sans email renseigné dans l'annuaire ne recevra pas les notifications. L'app vous prévient quand c'est le cas.
5. Filtrer la liste
Quatre filtres combinables :
- Statut : à faire, en cours, terminée, annulée
- Priorité : basse, normale, haute, urgente
- Membre : les tâches d'une personne, ou celles non assignées
- Échéance : aujourd'hui, à venir
Exemple : « les tâches urgentes de Fatou à échéance aujourd'hui » se compose en trois clics.
6. Assignation et annuaire
L'assignation pointe vers l'annuaire d'équipe (module Équipe), pas vers les comptes de connexion. Vous pouvez donc assigner une tâche à un collaborateur qui n'a pas encore de compte utilisateur.
7. Limites par plan
| Fonctionnalité | Starter | Essentiel | Pro | Vertex |
|---|---|---|---|---|
| Contenus planifiés | 5 | Illimité | Illimité | Illimité |
| Tâches actives | 20 | 100 | Illimité | Illimité |
| Membres assignables | 1 | 3 | 10 | Illimité |
8. Ce que le module ne fait pas
- Pas de sous-tâches ni de dépendances entre tâches.
- Pas de tâches récurrentes automatiques : une tâche hebdomadaire se recrée à la main.
- Pas de notification en temps réel dans l'app : le canal de rappel est l'email.
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